Zgodnie z art. 15 ustawy, w okresie miesiąca od daty niewypłacalności pracodawcy, pracodawca, zarządca, syndyk, likwidator lub inna osoba sprawująca zarząd majątkiem pracodawcy sporządza i składa marszałkowi województwa właściwemu ze względu na siedzibę pracodawcy, a w przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą - właściwemu ze względu na adres głównego miejsca wykonywania działalności, zbiorczy wykaz niezaspokojonych roszczeń pracowniczych, określając osoby uprawnione, o których mowa w art. 10 ustawy oraz tytuły i wysokość roszczeń wnioskowanych do zaspokojenia ze środków Funduszu. Wykaz obejmuje roszczenia z okresów poprzedzających datę niewypłacalności pracodawcy. Wykaz składa się w postaci papierowej, w trzech jednobrzmiących egzemplarzach oraz w formie elektronicznej.

Jeżeli zaspokojeniu podlegają roszczenia z okresów następujących po dacie niewypłacalności pracodawcy, osoba sprawująca zarząd majątkiem pracodawcy niezwłocznie po ustaniu stosunku pracy osób uprawnionych sporządza i składa marszałkowi województwa wykaz uzupełniający niezaspokojonych roszczeń pracowniczych. Tak samo jak w przypadku wykazu zbiorczego, wykaz uzupełniający składa się w postaci papierowej, w trzech jednobrzmiących egzemplarzach oraz w formie elektronicznej.

Do wykazów, o których mowa powyżej dołącza się odpowiednio:

1. oświadczenie o przysługiwaniu zwalnianym pracownikom odpraw pieniężnych, o których mowa w art. 8 ustawy z dnia 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (jednorazowa odprawa pieniężna w przypadku zwolnienia grupowego), oraz o ich wysokości,
2. oświadczenie o potrąceniach z tytułu świadczeń alimentacyjnych, dokonywanych z wynagrodzeń pracowników,
3. dokumenty potwierdzające uprawnienie do świadczeń.

Jeżeli osoba sprawująca zarząd majątkiem pracodawcy nie sporządziła zbiorczego wykazu i/lub wykazu uzupełniającego, wówczas zgodnie z art. 16 ustawy wypłata świadczeń pracowniczych może nastąpić na podstawie wniosku złożonego przez uprawnioną osobę do marszałka województwa właściwego ze względu na siedzibę pracodawcy.

Wniosek indywidualny składa się w formie pisemnej w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach - nie wcześniej niż po upływie jednego miesiąca i dwóch tygodni od daty wystąpienia niewypłacalności pracodawcy, a w przypadku roszczeń z okresu z okresów następujących po dacie niewypłacalności pracodawcy - po upływie dwóch tygodni od terminu wskazanego do sporządzenia wykazu uzupełniającego (niezwłocznie po ustaniu stosunków pracy osób uprawnionych).

W przypadku, gdy wnioskodawcą jest osoba będąca pracownikiem, byłym pracownikiem, osobą zatrudnioną lub osobą, która była zatrudniona na innej podstawie niż stosunek pracy, o której mowa w art. 10 ustawy, do wniosku dołącza się odpowiednio następujące dokumenty potwierdzające uprawnienie do świadczeń:

• kopię świadectwa pracy lub odpis prawomocnego orzeczenia sądu potwierdzającego okres zatrudnienia,
• zaświadczenie od pracodawcy potwierdzające łączną kwotę niezaspokojonych roszczeń pracowniczych z wyszczególnieniem kwot oraz tytułów wypłat z okresów niewypłacenia tych świadczeń, podpisane przez osobę uprawnioną do składania oświadczeń woli w imieniu pracodawcy,

• odpis prawomocnego orzeczenia sądu zasądzającego kwoty przysługujących należności,
• inne dowody pozwalające na ustalenie uprawnienia do świadczeń określonych w ustawie.

W przypadku, gdy wnioskodawcą jest uprawniony do renty rodzinnej członek rodziny zmarłego pracownika, zmarłego byłego pracownika lub zmarłej osoby, która była zatrudniona na innej podstawie niż stosunek pracy, o której mowa w art. 10 ustawy, oprócz wskazanych wyżej dokumentów dołącza się dodatkowo:

• dokument potwierdzający śmierć osoby, po której wnioskodawca uprawniony jest do renty rodzinnej,
• dokument potwierdzający uprawnienie wnioskodawcy do renty rodzinnej.

Podmiot składający wykaz/wniosek oraz osoby uprawnione mają obowiązek zawiadomić marszałka województwa (Wojewódzki Urząd Pracy, do którego złożono wykaz/wniosek) o każdej zmianie okoliczności mających wpływ na uprawnienie do otrzymania świadczeń ze środków Funduszu.

Wnioski rozpatrywane są w kolejności zgłoszeń, a czas rozpatrywania uzależniony jest od kompletności danego wniosku.

Informacja dotycząca przyznania świadczeń oraz ich wysokości może być udzielona wyłącznie wnioskodawcy.